La pression du chiffre est partout et la notion d’optimisation reste un enjeu clé dans les entreprises. La formation est concernée et nous sommes en permanence tournés vers des modes d’interventions, des outils et des méthodes permettant de rentabiliser les actions de formations des équipes. En anglais, quand on parle de l’optimisation des actions de formation, il y a une expression qui est souvent utilisée et qui dit : « Use it or loose it ». Je valide à 100% cette approche. Soit ce que nous délivrons en formation peut être valorisé immédiatement sur le terrain, soit c’est perdu !
Pour faire acquérir aux équipes de nouvelles compétences rapidement, nous avons imaginé un nouveau mode d’intervention en salle qui peut servir en dehors du contexte de la formation externe pour devenir une nouvelle discipline managériale : il s’agit du DRILL.
Pour que les équipes puissent acquérir de nouvelles compétences dans un marché en mutation, quelques ingrédients sont indispensables :
1/ Se concentrer sur l’essentiel = avec la loi du 20/80 on sait que 20% des actions amènent 80% des résultats. Il s’agit donc d’identifier dans les nouvelles manières de faire, ce qui va se traduire en résultat pour se focaliser sur la transmission de ces savoir-faire.
2/ Faire en sorte de coller aux nouvelles attentes du terrain pour que les nouveaux savoir-faire puissent être générateur de valeur ajoutée et mis à l’épreuve du terrain très rapidement après le travail en équipe.
3/ Organiser les feedbacks et faire progresser les nouveaux process petit à petit.
Aujourd’hui la vie des équipes tourne autour de lancements de campagne et de réunions d’équipe avec des apports d’informations encore trop descendants. Nous proposons de remplacer certains de ces moments par du DRILL pour permettre de travailler l’acquisition de ces nouveaux savoir-faire avec les équipes.
Comment se déroule une session de DRILL ?
Tout d’abord, l’organisation de la salle est importante. Il faut passer d’une organisation classique en U à un ilot de tables autour duquel l’équipe se regroupe à l’image d’une grande table ronde. Idéalement dans une session de DRILL on met autour de la table 6 à 8 TC maximum pour favoriser les échanges.
1/ Une phase créative et collaborative
Le manager souhaite travailler une nouvelle manière de réaliser une action ou un certain type de visite… avec son équipe. La première phase consiste à décortiquer les façons de faire des uns et des autres pour identifier un process commun que l’on arrive à retranscrire sur le tableau. Ensuite, on le teste à travers une première mise en situation collective lors de laquelle un membre de l’équipe joue le client agriculteur (briefé par son manager) et se met face au groupe. La mise en situation est collective et la parole passe de l’un à l’autre. Le manager cherche quant à lui à provoquer une prise de conscience des points clés à travailler par la suite de sorte à maximiser l’acceptation de nouvelles méthodes et outils. Lors de cette première phase chacun peut apporter ses idées et ses propositions. Les cas choisis doivent coller à la réalité du terrain et aux situations nouvelles que le manager souhaite travailler.
2/ Une phase pédagogique
Le manager reprend le process initialement posé par l’équipe et à la lumière du débriefing de la première mise en situation, il « pose » une méthodologie commune constituant le « squelette » du nouveau process à déployer.
3/ Entraînement collectif
Cette phase consiste à « dérouler » collectivement le nouveau process. Un membre de l’équipe tient le rôle du client, et s’installe face au groupe (le manager se positionnement idéalement AVEC le groupe). Chacun se munit du process « référent » et l’équipe déroule toute la phase en la séquençant : le manager stoppe à la fin de mini-séquences et interpelle le groupe pour évaluer ce qui vient d’être fait.. L’équipe s’accorde sur ce que l’on peut garder, ce que l’on peut enlever, ce que l’on doit rajouter. On fait recommencer à celui qui vient de jouer la situation…On passe ensuite la main à un nouveau membre de l’équipe pour continuer de séquence en séquence.. Le séquençage permet d’améliorer chaque phase une à une à travers un travail en profondeur. Cela devient un moment d’apprentissage individuel, collectif et d’amélioration permanente du process à déployer.
4/ Phase d’entraînement individuel
A ce stade on retransforme la salle en « pôles de tables » aux extrémités de la salle pour permettre des mises en situation en binôme ou en trinôme. Le but est de répéter le process construit afin que chacun puisse acquérir les bons automatismes grâce à la répétition et au travail en petit groupe qui libère les plus discrets. Le manager doit garantir la tonicité de la séquence en alternant débriefing en petits groupes et en groupe entier sur les messages clés.
A l’issue du DRILL, l’équipe est prête à déployer un nouveau process sur le terrain car les premiers freins ont été levés et que chacun se sent suffisamment à l’aise pour mettre le process co-construit à l’épreuve du terrain !